Wie verwalte ich Nutzer innerhalb einer Organisation?
Die Organisation ermöglicht Ihnen eine einfache und reibungslose Verwaltung von großen Nutzermengen mit verschiedenen Channels innerhalb einer Organisation. Sie können Nutzern im Handumdrehen verschiedene Rollen innerhalb eines oder mehrerer Channels vergeben. Sie können einfach einen oder mehrere Nutzer zu einem oder mehreren Channels innerhalb Ihrer Organisation hinzufügen oder entfernen sowie inaktiven (eingeladen, aber noch nicht angemeldet) Nutzern eine Erinnerungen schicken. All dies können Sie unkompliziert aus einem Dashboard heraus tun, ohne den Channel dafür wechseln zu müssen.
Ist das nicht herrlich? Und all das dank unserer neuen Organisation.
Folgenden Sie den nachstehenden Hinweisen um zu verstehen, wie unsere Organisation funktioniert.
Laden Sie neue Nutzer zu Channels innerhalb Ihrer Organisation ein:
Der Prozess um neue Nutzer zu Channels innerhalb Ihrer Organisation einzuladen ähnelt dem hinzufügen von Nutzern zu einem Channel sehr. Einfach:
Gehen Sie in den Tab "Users":
Klicken Sie auf "ADD USERS":
Geben Sie die Email des einzuladenden Nutzers an:
Hinweis: sollten Sie mehrere Nutzer gleichzeitig einladen wollen, klicken Sie auf "Add another reader" oder auf "Multiple Reader invite" um gleich mehrere Nutzer aus einem .xls oder .csv-File heraus einzuladen.
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Wählen Sie nun die Rolle (Reader, Editor oder Admin) aus, die dem einzuladenden Nutzer zugeteilt werden soll: Was ist der Unterschied zwischen Admin, Curator/Editor und Reader?
Wählen Sie nun die Channels aus, dem Sie den Nutzer hinzufügen möchten. Voreingestellt sind alle Channels ausgewählt. Sie können die Voreinstellung einfach umkehren, in dem Sie im Kontrollkästchen das Häkchen entfernen. Anschließend können Sie dem Nutzer einzelne Channels zuweisen:
Klicken Sie nun auf "ADD READER" (sollten Sie den Nutzer als Editor oder Admin einladen, erscheint entsprechend ein "ADD EDITOR" oder "ADD ADMIN" Button.
Hinweis: Wenn Sie einen Nutzer als Reader einladen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit "Generate Code" zu klicken. Hierdurch erhält der Nutzer keine Standard-Einladungsemail, sondern Sie haben die Möglichkeit eine individuelle Einladungsemail mit einem generierten Passwort, welches in Kombination mit der Email-Addresse des Nutzers als Zugangsdaten verwendet werden kann, zu versenden. Wenn Sie mehr zu dieser tollen Funktion erfahren möchten, sehen Sie hier: Wie kann ich Leser mit einer personalisierten Email einladen?
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Nachdem Sie einen oder mehrere Nutzer erfolgreich zu einem oder mehreren Channels eingeladen haben, er halten Sie eine Bestätigung mit einer Zusammenfassung der Einladung(en). Sollte der oder die eingeladenen Nutzer bereits in einem der Channel registriert sein, informieren wir Sie darüber und fügen ihn den anderen Channels hinzu.
Laden Sie Nutzer die bereits Teil Ihrer Organisation sind zu weiteren Channels ein:
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten bereits bestehende Nutzer zu weiteren Channels Ihrer Organisation einzuladen.
Die erste Möglichkeit funktioniert analog zum ''Einladen neuer Nutzer zu einem Channel innerhalb Ihrer Organisation''.
Die zweite Möglichkeit ist noch einfacher. Einfach diesen Schritten folgen:
Gehen Sie in den Tab "Users":
Gehen Sie zu "Search Users" und suchen Sie nach dem Namen oder der Emailaddresse des Nutzers, den Sie einladen möchten. Sie können auch manuell in der Liste nach dem Nutzer suchen.
Hinweis: Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".__
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile:
Sobald Sie auf den Pfeil geklickt haben, öffnet sich ein Dropdown Fenster in dem eine Liste aller Channels Ihrer Organisation angezeigt wird. Hier können Sie einfach sehen, welche Rolle in welchem Channel Ihrer Organisation der Nutzer bereits hat.5. Um nun einen bestehenden Nutzer zu einem neuen Channel hinzuzufügen, klicken Sie auf "add to channel" am rechten Rand der Zeile mit dem gewünschten Channel:6. Sobald Sie auf "add to channel" geklickt haben, ist der Nutzer dem zum Channel hinzugefügt. Sie erhalten von uns eine kurze Bestätigung mit den wichtigsten Informationen:
Löschen eines Nutzers aus einem bestimmten Channel Ihrer Organisation:
Gehen Sie in den Tab "Users":
Suchen Sie nach dem Namen des Nutzers, den Sie entfernen möchten, indem Sie die Nutzersuche verwenden, oder suchen Sie nach dem Nutzer manuell in der Liste:
_Hinweis: Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".
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Wenn Sei den Nutzer gefunden haben, klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite der Zeile des Nutzers:
Sobald Sie auf den Pfeil klicken, öffnet sich ein Dropdown mit einer Liste von allen Channels Ihrer Organisation. Hier können Sie auch sehen, welchen Channels der Nutzer bereits hinzugefügt ist.
Klicken Sie auf "remove" in der entsprechenden Zeile des Channels, aus dem Sie den Nutzer entfernen möchten.
Nachdem Klick auf "remove" müssen die das Entfernen noch einmal bestätigen. Klicken Sie auf "OK" um den Nutzer aus dem Channel zu entfernen. Klicken Sie auf "Cancel", wenn Sie den Nutzer doch nicht löschen möchten.
Sobald Sie "OK" geklickt haben, ist der Nutzer aus dem Channel entfernt und kann diesen nicht mehr länger lesen.
Hinweis: Sollte der Nutzer der einzige Admin eines Channels sein, kann dieser nicht entfernt werden.
Löschen eines Nutzers aus der Organisation:
Um einen Nutzer aus Ihrer Organisation zu entfernen, können Sie entweder den Nutzer aus allen Channels einzeln entfernen (siehe "**Löschen eines Nutzers aus einem bestimmten Channel Ihrer Organisation"**) oder folgen Sie einfach den nachstehenden Schritten.
Gehen Sie in den Tab "Users"
Nutzen Sie die Such-Funktion um den zu entfernenden Nutzer aufzurufen oder suchen Sie diesen in der Liste manuell.
Hinweis: _Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".
_3. Sobald Sie mit dem Cursor über dem Namen des Nutzers sind, erscheint am rechten Rand der Zeile ein kleines "x". Klicken Sie einfach auf das "x".
Sie werden nun gebeten, das Löschen des Nutzers zu bestätigen. Klicken Sie auf "OK" um den Nutzer aus der Organisation zu entfernen. Wenn Sie den Nutzer doch nicht löschen wollen, einfach auf "Cancel" klicken.
Sobald Sie auf "Ok" geklickt haben, ist der Nutzer aus der Organisation entfernt und wird nicht mehr länger in der Liste der Nutzer Ihres Channels oder Ihrer Organisation angezeigt.
_Hinweis: Sollte der Nutzer der einzige Admin eines Channels sein, kann dieser nicht entfernt werden. Ist ein Nutzer einmal aus einer Organisation entfernt, kann der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden. Der Nutzer muss erneut eingeladen werden. Hierzu siehe auch: Laden Sie neue Nutzer zu Channels innerhalb Ihrer Organisation ein
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Ändern einer Nutzerrolle:
Gehen Sie in den Tab "Users"
Nutzen Sie die Such-Funktion um den zu entfernenden Nutzer aufzurufen oder suchen Sie diesen in der Liste manuell.
Hinweis: _Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".
_3. Wenn Sie den Nutzer gefunden haben, klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand der Zeile.
4. Sobald Sie auf den Pfeil klicken, öffnet sich ein Dropdown mit einer Liste von allen Channels Ihrer Organisation. Hier können Sie auch sehen, welche Rolle der Nutzer in welchem Channel bereits hat.
5. Sie können nun in der entsprechenden Channel-Zeile die Rolle des Nutzers auswählen. Je nach dem, welche Rolle der Nutzer aktuell hat, können Sie zwischen "make Editor", "make Admin" und "make Reader" wählen. (Beispiel: wenn ein Nutzer "Reader" ist, sehen Sie die Buttons "make Editor" und "make Admin".
Sobald Sie eine Rolle ausgewählt und angeklickt haben, verändert sich der Status des Nutzers für den jeweiligen Channel in der Spalte "ROLE".
Senden Sie inaktiven Nutzern eine Erinnerung (Nutzer die eingeladen wurden, sicher noch nie angemeldet haben)
Gehen Sie in den Tab "Users"
Gehen Sie nun zum Reiter "Inactive". Hier finden Sie eine Liste aller inaktiven Nutzer Ihrer Organisation (alle Nutzer, die sich bisher noch nicht angemeldet haben).
Suchen Sie über die Such-Funktion oder manuell nach dem Nutzer, dem Sie eine Erinnerung schicken möchten.
Um nun eine Erinnerung zu schicken, klicken Sie einfach auf das Glocken-Symbol am rechten Rand der Zeile des jeweiligen Nutzers. Sofern der Nutzer bisher als Reader eingeladen war, haben Sie zwei Optionen: Sie können entweder ein generiertes Passwort für den Nutzer erstellen und dieses per individueller Email an den Nutzer schicken, oder eine Standard-Einladung von tchop verschicken.
Sobald Sie auf Erinnerung versenden geklickt haben, müssen Sie dies noch bestätigen. Klicken Sie in der entsprechenden Meldung einfach auf "OK". Falls Sie die Erinnerung doch nicht senden möchten, klicken Sie einfach auf "Cancel".
Hinweis: wenn Sie einen Nutzer der als Reader eingelanden ist, erinnern möchten und ein generiertes Passwort verschicken, wird das vorher generierte Passwort ungültig.
Ist das nicht herrlich? Und all das dank unserer neuen Organisation.
Folgenden Sie den nachstehenden Hinweisen um zu verstehen, wie unsere Organisation funktioniert.
Laden Sie neue Nutzer zu Channels innerhalb Ihrer Organisation ein:
Der Prozess um neue Nutzer zu Channels innerhalb Ihrer Organisation einzuladen ähnelt dem hinzufügen von Nutzern zu einem Channel sehr. Einfach:
Gehen Sie in den Tab "Users":
Klicken Sie auf "ADD USERS":
Geben Sie die Email des einzuladenden Nutzers an:
Hinweis: sollten Sie mehrere Nutzer gleichzeitig einladen wollen, klicken Sie auf "Add another reader" oder auf "Multiple Reader invite" um gleich mehrere Nutzer aus einem .xls oder .csv-File heraus einzuladen.
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Wählen Sie nun die Rolle (Reader, Editor oder Admin) aus, die dem einzuladenden Nutzer zugeteilt werden soll: Was ist der Unterschied zwischen Admin, Curator/Editor und Reader?
Wählen Sie nun die Channels aus, dem Sie den Nutzer hinzufügen möchten. Voreingestellt sind alle Channels ausgewählt. Sie können die Voreinstellung einfach umkehren, in dem Sie im Kontrollkästchen das Häkchen entfernen. Anschließend können Sie dem Nutzer einzelne Channels zuweisen:
Klicken Sie nun auf "ADD READER" (sollten Sie den Nutzer als Editor oder Admin einladen, erscheint entsprechend ein "ADD EDITOR" oder "ADD ADMIN" Button.
Hinweis: Wenn Sie einen Nutzer als Reader einladen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit "Generate Code" zu klicken. Hierdurch erhält der Nutzer keine Standard-Einladungsemail, sondern Sie haben die Möglichkeit eine individuelle Einladungsemail mit einem generierten Passwort, welches in Kombination mit der Email-Addresse des Nutzers als Zugangsdaten verwendet werden kann, zu versenden. Wenn Sie mehr zu dieser tollen Funktion erfahren möchten, sehen Sie hier: Wie kann ich Leser mit einer personalisierten Email einladen?
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Nachdem Sie einen oder mehrere Nutzer erfolgreich zu einem oder mehreren Channels eingeladen haben, er halten Sie eine Bestätigung mit einer Zusammenfassung der Einladung(en). Sollte der oder die eingeladenen Nutzer bereits in einem der Channel registriert sein, informieren wir Sie darüber und fügen ihn den anderen Channels hinzu.
Laden Sie Nutzer die bereits Teil Ihrer Organisation sind zu weiteren Channels ein:
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten bereits bestehende Nutzer zu weiteren Channels Ihrer Organisation einzuladen.
Die erste Möglichkeit funktioniert analog zum ''Einladen neuer Nutzer zu einem Channel innerhalb Ihrer Organisation''.
Die zweite Möglichkeit ist noch einfacher. Einfach diesen Schritten folgen:
Gehen Sie in den Tab "Users":
Gehen Sie zu "Search Users" und suchen Sie nach dem Namen oder der Emailaddresse des Nutzers, den Sie einladen möchten. Sie können auch manuell in der Liste nach dem Nutzer suchen.
Hinweis: Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".__
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile:
Sobald Sie auf den Pfeil geklickt haben, öffnet sich ein Dropdown Fenster in dem eine Liste aller Channels Ihrer Organisation angezeigt wird. Hier können Sie einfach sehen, welche Rolle in welchem Channel Ihrer Organisation der Nutzer bereits hat.5. Um nun einen bestehenden Nutzer zu einem neuen Channel hinzuzufügen, klicken Sie auf "add to channel" am rechten Rand der Zeile mit dem gewünschten Channel:6. Sobald Sie auf "add to channel" geklickt haben, ist der Nutzer dem zum Channel hinzugefügt. Sie erhalten von uns eine kurze Bestätigung mit den wichtigsten Informationen:
Löschen eines Nutzers aus einem bestimmten Channel Ihrer Organisation:
Gehen Sie in den Tab "Users":
Suchen Sie nach dem Namen des Nutzers, den Sie entfernen möchten, indem Sie die Nutzersuche verwenden, oder suchen Sie nach dem Nutzer manuell in der Liste:
_Hinweis: Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".
_Wenn Sei den Nutzer gefunden haben, klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite der Zeile des Nutzers:
Sobald Sie auf den Pfeil klicken, öffnet sich ein Dropdown mit einer Liste von allen Channels Ihrer Organisation. Hier können Sie auch sehen, welchen Channels der Nutzer bereits hinzugefügt ist.
Klicken Sie auf "remove" in der entsprechenden Zeile des Channels, aus dem Sie den Nutzer entfernen möchten.
Nachdem Klick auf "remove" müssen die das Entfernen noch einmal bestätigen. Klicken Sie auf "OK" um den Nutzer aus dem Channel zu entfernen. Klicken Sie auf "Cancel", wenn Sie den Nutzer doch nicht löschen möchten.
Sobald Sie "OK" geklickt haben, ist der Nutzer aus dem Channel entfernt und kann diesen nicht mehr länger lesen.
Hinweis: Sollte der Nutzer der einzige Admin eines Channels sein, kann dieser nicht entfernt werden.
Löschen eines Nutzers aus der Organisation:
Um einen Nutzer aus Ihrer Organisation zu entfernen, können Sie entweder den Nutzer aus allen Channels einzeln entfernen (siehe "**Löschen eines Nutzers aus einem bestimmten Channel Ihrer Organisation"**) oder folgen Sie einfach den nachstehenden Schritten.
Gehen Sie in den Tab "Users"
Nutzen Sie die Such-Funktion um den zu entfernenden Nutzer aufzurufen oder suchen Sie diesen in der Liste manuell.
Hinweis: _Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".
_3. Sobald Sie mit dem Cursor über dem Namen des Nutzers sind, erscheint am rechten Rand der Zeile ein kleines "x". Klicken Sie einfach auf das "x".
Sie werden nun gebeten, das Löschen des Nutzers zu bestätigen. Klicken Sie auf "OK" um den Nutzer aus der Organisation zu entfernen. Wenn Sie den Nutzer doch nicht löschen wollen, einfach auf "Cancel" klicken.
Sobald Sie auf "Ok" geklickt haben, ist der Nutzer aus der Organisation entfernt und wird nicht mehr länger in der Liste der Nutzer Ihres Channels oder Ihrer Organisation angezeigt.
_Hinweis: Sollte der Nutzer der einzige Admin eines Channels sein, kann dieser nicht entfernt werden. Ist ein Nutzer einmal aus einer Organisation entfernt, kann der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden. Der Nutzer muss erneut eingeladen werden. Hierzu siehe auch: Laden Sie neue Nutzer zu Channels innerhalb Ihrer Organisation ein
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Ändern einer Nutzerrolle:
Gehen Sie in den Tab "Users"
Nutzen Sie die Such-Funktion um den zu entfernenden Nutzer aufzurufen oder suchen Sie diesen in der Liste manuell.
Hinweis: _Falls der Nutzer noch nicht aktiv sein sollte finden Sie in im Reiter "Inactive".
_3. Wenn Sie den Nutzer gefunden haben, klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand der Zeile.
4. Sobald Sie auf den Pfeil klicken, öffnet sich ein Dropdown mit einer Liste von allen Channels Ihrer Organisation. Hier können Sie auch sehen, welche Rolle der Nutzer in welchem Channel bereits hat. 5. Sie können nun in der entsprechenden Channel-Zeile die Rolle des Nutzers auswählen. Je nach dem, welche Rolle der Nutzer aktuell hat, können Sie zwischen "make Editor", "make Admin" und "make Reader" wählen. (Beispiel: wenn ein Nutzer "Reader" ist, sehen Sie die Buttons "make Editor" und "make Admin". Sobald Sie eine Rolle ausgewählt und angeklickt haben, verändert sich der Status des Nutzers für den jeweiligen Channel in der Spalte "ROLE".
Senden Sie inaktiven Nutzern eine Erinnerung (Nutzer die eingeladen wurden, sicher noch nie angemeldet haben)
Gehen Sie in den Tab "Users"
Gehen Sie nun zum Reiter "Inactive". Hier finden Sie eine Liste aller inaktiven Nutzer Ihrer Organisation (alle Nutzer, die sich bisher noch nicht angemeldet haben).
Suchen Sie über die Such-Funktion oder manuell nach dem Nutzer, dem Sie eine Erinnerung schicken möchten.
Um nun eine Erinnerung zu schicken, klicken Sie einfach auf das Glocken-Symbol am rechten Rand der Zeile des jeweiligen Nutzers. Sofern der Nutzer bisher als Reader eingeladen war, haben Sie zwei Optionen: Sie können entweder ein generiertes Passwort für den Nutzer erstellen und dieses per individueller Email an den Nutzer schicken, oder eine Standard-Einladung von tchop verschicken.
Sobald Sie auf Erinnerung versenden geklickt haben, müssen Sie dies noch bestätigen. Klicken Sie in der entsprechenden Meldung einfach auf "OK". Falls Sie die Erinnerung doch nicht senden möchten, klicken Sie einfach auf "Cancel".
Hinweis: wenn Sie einen Nutzer der als Reader eingelanden ist, erinnern möchten und ein generiertes Passwort verschicken, wird das vorher generierte Passwort ungültig.
Aktualisiert am: 20/10/2023
Danke!